Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử đúng pháp luật

Hầu hết các cá nhân, doanh nghiệp, công ty,… khi kinh doanh đều dùng tới hóa đơn điện tử. Tuy nhiên thủ tục phát hành hóa đơn điện tử cần trải qua nhiều bước khác nhau theo quy định. Nếu bạn quan tâm đến thủ tục phát hành hóa đơn này thì hãy xem bài viết dưới đây. Kế Toán Gia Khang chúng tôi đã tổng hợp thông tin chi tiết để bạn đọc có cái nhìn chính xác nhất.

Hoá đơn điện tử là gì?

Đây là hóa đơn chứa thông tin về hàng hoá, dịch vụ,… được người dùng khởi tạo bằng phương tiện điện tử. Hiện nay thay vì dùng hóa đơn văn bản thì hóa đơn điện tử sẽ tiện lợi, đảm bảo an toàn hơn. Tuy nhiên doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng, làm thủ tục phát hành với cơ quan thuế theo đúng quy định.

Hoá đơn điện tử chuyên chứa thông tin về hàng hoá, dịch vụ do doanh nghiệp cung cấp

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành ngày 12/9/2018 từ Thủ tướng Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử. Lộ trình chuyển đổi từ việc dùng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử đã có thời gian kéo dài 24 tháng (01/11/2018 – 01/11/2020). Dù bạn là doanh nghiệp mới hay cũ đều cần sử dụng hóa đơn giấy để thực hiện công tác kế toán của mình.

1. Cơ sở pháp lý của hóa đơn điện tử

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP
Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng, cung cấp dịch vụ
Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

2. Lợi ích của hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp

Giúp doanh nghiệp, công ty, cá nhân quản lý, lưu trữ thông tin
Đảm bảo tính tiện lợi, an toàn hơn hóa đơn giấy
Thanh toán thuế được dễ dàng, nhanh chóng

Hoá đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích vượt trội khi nộp thuế

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử đúng pháp luật

Dựa vào Khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định: “Hóa đơn điện tử phải đảm bảo 2 nguyên tắc đó là số hóa đơn được đăng ký mã số thuế và số hóa đơn chỉ lập một lần duy nhất.” Dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn thủ tục phát hành hóa đơn điện tử đúng Thông tư 32/2011/TT-BTC. Bạn hãy tham khảo để triển khai thật đúng:

Bước 1: Lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín

Hiện nay có khá nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín. Toàn bộ đều có giấy phép hoạt động và chịu sự quản lý từ Tổng Cục Thuế. Do đó khi thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp thực sự phù hợp.

Bạn có thể tìm kiếm đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín tại website của Cục Thuế. Những nhà cung cấp hóa đơn điện tử sẽ tạo toàn bộ hồ sơ hóa đơn cho các cá nhân, doanh nghiệp gồm các nội dung như:

Tên hệ thống thiết bị, tên những phương tiện điện tử
Tên phần mềm ứng dụng khởi tạo
Lập hoá đơn điện tử
Tên nhà cung ứng dịch vụ hoặc bộ phận kỹ thuật chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật
Quy trình khởi tạo, luân chuyển và lưu trữ các dữ liệu hoá đơn điện tử
Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc (khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức)
Hóa đơn mẫu
Hóa đơn chuyển đổi
Thông tin tên, địa chỉ và đơn vị của người bán trên hóa đơn mẫu (giống với thông tin) đăng ký thuế
Thông báo phát hành hóa đơn

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử sẽ bao gồm một số nội dung cụ thể như sau:

Tên đơn vị phát hành hoá đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ và số điện thoại
Các loại hoá đơn phát hành
Tên cơ quan thuế tiếp nhận thủ tục phát hành hóa đơn điện tử
Ngày lập Thông báo phát hành
Tên, chữ ký của người đại diện pháp lý và con dấu của đơn vị
Chữ ký điện tử từ đơn vị phát hành hóa đơn

Viettel là nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín hiện nay

Bước 2: Nộp thông báo, hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử

Cá nhân, doanh nghiệp cần nộp thủ tục phát hành hóa đơn điện tử tại cơ quan thuế. Hồ sơ nộp cần có giấy tờ dựa theo theo mẫu số 2, Thông tư 32/2011/TT-BTC:

Quyết định về việc sử dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn mẫu hoặc hóa đơn chuyển đổi

Bước 3: Tra cứu hồ sơ hợp lệ liên quan đến hóa đơn điện tử

Sau 2 ngày kể từ lúc nộp thủ tục phát hành hóa đơn điện tử, cá nhân/doanh nghiệp cần tra cứu thông tin hóa đơn tại website tracuuhoadon.gdt.gov.vn. Để tra cứu hồ sơ hóa đơn thông qua các bước như:

Truy cập vào trang web tracuuhoadon.gdt.gov.vn
Click chọn mục “Thông tin thông báo phát hành”
Ấn vào phần “Hóa đơn” > lựa chọn “Tổ chức cá nhân”
Điền đầy đủ thông tin cần tra cứu tại mục “Tham số tra cứu” của website

Nếu kết quả hóa đơn điện tử hiển thị đầy đủ thì doanh nghiệp, cá nhân có thể thoải mái sử dụng khi nộp thuế. Đối với trường hợp hóa đơn điện tử chưa hiện thì cá nhân, doanh nghiệp cần thực hiện lại các bước trên đã được hướng dẫn.

Tra cứu hóa đơn điện tử tại website chính của nhà nước

Lời kết

Bài viết trên chúng tôi đã hướng dẫn cho bạn các bước làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử đúng pháp luật. Nếu quý anh chị gặp khó khăn khi đăng ký hóa đơn điện tử thì hãy liên hệ với Kế Toán Gia Khang thông qua:

CÔNG TY TNHH LUẬT GIA KHANG – Đồng Hành Cùng Doanh Nghiệp