Việc đăng ký mã số thuế cá nhân là một thủ tục bắt buộc đối với các cá nhân nộp thuế (NNT). Trước khi nộp thuế, người nộp thuế (NNT) phải bắt buộc thực hiện thủ tục đăng ký mã số thuế cá nhân và đây cũng là cách mà cơ quan Nhà nước quản lý thuế cá nhân. Trong bài viết dưới đây, Kế Toán Gia Khang sẽ hướng dẫn cách đăng ký mã số thuế cá nhân nhanh chóng và tiện lợi nhất hiện nay cho những NNT chưa có mã số thuế.
Các cá nhân chưa có mã số thuế phải thực hiện đăng ký mã số thuế cá nhân mới.
1. Việc không đăng ký mã số thuế cá nhân có sao không?
Nếu cá nhân hàng tháng có thu nhập chịu thuế từ tiền lương hoặc tiền công, theo quy định của Luật quản lý thuế, Luật thuế thu nhập cá nhân và các văn bản pháp luật khác, sẽ phải nộp thuế thu nhập cá nhân. Để thực hiện nghĩa vụ này, mỗi cá nhân phải có một mã số thuế cá nhân. Do đó, những người chưa có mã số thuế thu nhập cá nhân sẽ phải đăng ký với cơ quan thuế để có mã số thuế này.
1.1 Trách nhiệm đăng ký mã số thuế cá nhân
Thông thường thì khi làm việc tại một doanh nghiệp, tổ chức hoặc đơn vị, người lao động sẽ ủy quyền cho công ty nơi họ nhận thu nhập chịu thuế để đăng ký mã số thuế cá nhân. Tuy nhiên, trong trường hợp không được ủy quyền, bạn có thể tự đăng ký. Tuy vậy, việc tự đăng ký sẽ tốn nhiều thời gian và công sức hơn so với khi đăng ký lần đầu được ủy quyền.
Luật Quản lý thuế năm 2019, Khoản 3 Điều 33 có quy định như sau:
“Tổ chức, cá nhân trả thu nhập phải đăng ký thuế thay cho cá nhân có thu nhập trong thời hạn 10 ngày làm việc, tính từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp cá nhân chưa có mã số thuế; đăng ký thuế thay cho người phụ thuộc của người nộp thuế trong thời hạn 10 ngày làm việc, tính từ ngày người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh theo quy định của pháp luật đối với trường hợp người phụ thuộc chưa có mã số thuế.”
Xem thêm: Dịch vụ kế toán thuế Gia Khang – uy tín chất lượng
Theo quy định hiện hành, nhiều cá nhân đã có mã số thuế nhưng chưa đăng ký cũng phải kiểm tra trước khi đăng ký mã số thuế cá nhân. Ngoài ra, mã số thuế cũng sẽ được cấp cho cá nhân khi thực hiện nộp thuế từ các hoạt động mua sắm, nhận tài sản như mua xe máy, ô tô, mua bán tài sản, nhà, đất…
2. Hướng dẫn chi tiết cách đăng ký mã số thuế cá nhân 2023
Trường hợp người nộp thuế chưa có mã số thuế có thể đăng ký cấp MST cá nhân theo một trong cách sau:
2.1 Đăng ký mã số thuế cá nhân trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý
Để tuân thủ quy định tại Điều 31 của Luật Quản lý thuế và hướng dẫn tại tiết b khoản 9 Điều 7 Thông tư 105/2020/TTBTC, các cá nhân nộp thuế TNCN không thông qua cơ quan chi trả thu nhập. Nếu người nộp thuế là người nhập khẩu hoặc không ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập để đăng ký thuế, hồ sơ đăng ký thuế sẽ được nộp trực tiếp cho cơ quan thuế như sau:
(1) Hồ sơ đăng ký cấp mã số thuế cá nhân
Tại Chi cục thuế nơi cá nhân lao động làm việc, khi cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công do tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam trả nhưng chưa khấu trừ thuế, cần chuẩn bị tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TCT, bản sao thẻ CCCD còn giá trị đối với công dân Việt Nam hoặc bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực đối với công dân nước ngoài hoặc công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài.
Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công do tổ chức hoặc cá nhân trả từ nước ngoài và phát sinh việc làm tại Việt Nam, cần nộp hồ sơ đăng ký thuế tại Chi cục thuế nơi phát sinh việc làm tại Việt Nam.
Để đăng ký mã số thuế cá nhân trực tiếp tại cơ quan thuế, cần bổ sung bản sao văn bản xác nhận của tổ chức sử dụng lao động (trong trường hợp có) cùng với hồ sơ đăng ký thuế như trên.
Lưu ý, nếu cá nhân nước ngoài không cư trú tại Việt Nam theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập cá nhân, nhưng được cử vào Việt Nam làm việc và nhận thu nhập ở nước ngoài, cũng cần đăng ký mã số thuế cá nhân tại Chi cục thuế nơi phát sinh việc làm tại Việt Nam.
Bước 1 : Cá nhân chuẩn bị hồ sơ theo quy định.
Bước 2 : Nộp hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân tại đâu?
Tùy từng trường hợp cụ thể, cá nhân nộp hồ sơ tại:
- Chi cục thuế tại nơi cá nhân cư trú hoặc đăng ký thường trú chịu trách nhiệm thuế.
- Đối với người nước ngoài sử dụng tiền viện trợ nhân đạo, cục thuế tại địa chỉ thường trú của họ tại Việt Nam sẽ chịu trách nhiệm.
- Cục thuế quản lý trực tiếp tại địa điểm làm việc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức quốc tế, lãnh sự quán, đại sứ quán tại Việt Nam trả, nhưng tổ chức này chưa thực hiện nghĩa vụ nộp thuế, được khấu trừ thuế.
- Cục thuế nơi phát sinh việc làm tại Việt Nam đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công do tổ chức, cá nhân từ nước ngoài trả.
Bước 3 : Nhận kết quả.
Sau khi nộp hồ sơ đăng ký MST cá nhân, cơ quan thuế sẽ tiếp nhận và thông báo kết quả cấp mã số thuế cá nhân cho người đăng ký.
Hiện nay, người nộp thuế khi đăng ký mã số thuế cá nhân có thể tra cứu mã số thuế cá nhân theo cách khác nhau, dễ dàng và thuận tiện chỉ với số CMND/CCCD.
2.2 Đăng ký mã số thuế cá nhân qua đơn vị chi trả thu nhập
Theo quy định tại Mục a Khoản 9 Điều 7 Thông tư 105/2020/TTBTC, cá nhân nộp thuế TNCN thông qua cơ quan chi trả thu nhập và ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập thực hiện đăng ký thuế. Người nộp thuế cần nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan chi trả thu nhập.
(1) Hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân bao gồm:
Giấy ủy quyền đăng ký mã số thuế cá nhân.
Một trong các giấy tờ của cá nhân (bản sao CCCD hoặc CMND còn hiệu lực đối với cá nhân là công dân Việt Nam; Bản sao hộ chiếu còn hiệu lực đối với cá nhân là công dân nước ngoài hoặc người có quốc tịch nước ngoài) trong trường hợp cá nhân có quốc tịch Việt Nam đang sinh sống ở nước ngoài.
Lưu ý: Nếu người lao động nộp thuế TNCN tại nhiều doanh nghiệp/cơ quan chi trả thu nhập trong cùng một kỳ tính thuế, thì chỉ cần ủy quyền đăng ký thuế tại một cơ quan chi trả thu nhập để được cơ quan thuế cấp mã số thuế. Cá nhân cần thông báo mã số thuế cho cơ quan chi trả thu nhập khác để sử dụng cho việc kê khai, nộp thuế.
Cơ quan chi trả thu nhập có trách nhiệm tổng hợp thông tin đăng ký thuế của cá nhân vào Tờ khai đăng ký thuế theo Mẫu số 05-ĐK-TH-TCT ban hành kèm theo Thông tư này và gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
(2) Các bước đăng ký mã số thuế cá nhân qua công ty – doanh nghiệp chi trả thu nhập
Bước 1 : Cá nhân lập hồ sơ nộp cho cơ quan chi trả thu nhập là công ty – doanh nghiệp.
Bước 2 : Chờ xử lý
công ty – doanh nghiệp nơi trả thu nhập lập thông tin đăng ký thuế của người lao động vào Tờ khai đăng ký thuế Mẫu số 05-ĐK-TCT (căn cứ giấy ủy quyền và các giấy tờ cá nhân kèm theo để nộp tờ khai đăng ký thuế). thông tin trong tờ khai).
Tiếp theo, công ty – doanh nghiệp nộp tờ khai đăng ký thuế mẫu 05-ĐK-TCT trực tiếp tại cơ quan thuế nơi đặt trụ sở kinh doanh.
Bước 3 : Nhận kết quả
Sau khi nhận được hồ sơ từ công ty – doanh nghiệp, cơ quan thuế sở tại sẽ xem xét cấp mã số thuế cho người lao động và trả lại cho công ty – doanh nghiệp. Người lao động nhận kết quả từ công ty – doanh nghiệp nơi nộp hồ sơ.
2.3 Đăng ký mã số thuế cá nhân trên mạng internet
Đăng ký MST cá nhân trực tuyến là hình thức đăng ký nhanh chóng, tiện lợi được áp dụng rộng rãi hiện nay. Hiện nay, các đơn vị/doanh nghiệp có thể tự đăng ký mã số thuế cá nhân trực tuyến cho người lao động trên trang thông tin điện tử về thuế của Tổng cục Thuế.
Các bước đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng năm 2023 bao gồm 04 bước sau:
Bước 1 : Truy cập qua Cổng thông tin thuế điện tử của Tổng cục Thuế Việt Nam
Người nộp thuế sử dụng trình duyệt web đăng nhập – truy cập Cổng thông tin thuế điện tử (1) – https://thuedientu.gdt.gov.vn/
Hướng dẫn chi tiết cách đăng ký MST cá nhân trực tuyến trên website Thuế điện tử
Bước 2 : Đăng nhập vào hệ thống
Người nộp thuế đăng nhập hệ thống thuế điện tử bằng tài khoản đăng ký giao dịch điện tử với cơ quan thuế. Trường hợp chưa có tài khoản NNT mới đăng ký tại https://thuedientu.gdt.gov.vn theo phân hệ DOANH NGHIỆP.
Trường hợp đã có tài khoản đăng nhập thành công, công ty nơi chi trả thu nhập đăng ký MST mới cho người lao động, sau đó click vào ô “Doanh nghiệp”, hệ thống sẽ hiển thị giao diện “Đăng nhập hệ thống”, tiếp theo Người nộp chỉ cần để điền “Tên đăng nhập”, “Mật khẩu” và chọn “Đối tượng” là “Người nộp thuế”.
Người nộp thuế sử dụng tài khoản để đăng nhập vào hệ thống thuế điện tử
Bước 3: Chọn “Đăng ký thuế”
Nhấp vào “Đăng ký thuế”. Cửa sổ mới mở ra tại mục “Đăng ký thay đổi thông tin cá nhân qua CQCT” chọn mục hồ sơ “05-ĐK-TH-TCT”.
NNT đăng ký mới thay đổi thông tin cá nhân qua CQCT
Bước 4: Điền thông tin khai báo và nhấn gửi
Điền đầy đủ vào mẫu đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân và nộp tờ khai. Bạn cần nhập chính xác thông tin của người lao động cần đăng ký mã số thuế cá nhân theo CCCD/CMND vào tờ khai.
Người nộp thuế điền các thông tin vào tờ khai đăng ký MST thu nhập cá nhân
Ghi chú:
- Nếu muốn đăng ký cho 2 người trở lên ⇨ chọn ô “Thêm dòng”.
- Điền phần “Ngày ký” và điền tên giám đốc doanh nghiệp vào ô “Người đại diện theo pháp luật”.
Thông báo hoàn thành khai báo thông tin cấp MST
Click vào ô “Hoàn thành tờ khai” sau đó click “Nộp hồ sơ đăng ký thuế” để hoàn tất. Hệ thống sẽ trả kết quả ngay trong ngày đối với trường hợp hồ sơ đầy đủ và đúng thông tin.
Sau khi doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký MST cá nhân để tra cứu kết quả hồ sơ thực hiện như sau:
Click “Tra cứu hồ sơ”, tại mục “Hồ sơ đăng ký thuế”.
Tra cứu kết quả đăng ký thuế
Tiếp theo bấm “05-ĐK-TH-TCT…” và bấm “Tra cứu” để xem kết quả.
Trong bài viết gửi đến bạn đọc, Gia Khang đã hướng dẫn 3 cách đăng ký mã số thuế cá nhân mới nhất trong năm 2023. Thường thì người lao động làm việc tại các công ty sẽ được công ty đăng ký mã số thuế cá nhân với cơ quan thuế, nhằm thuận tiện cho việc quyết toán và nộp thuế TNCN.
Tuy nhiên, đối với các trường hợp khác, người nộp thuế cần tự tra cứu mã số thuế cá nhân bằng CMND/CCCD trên Hệ thống quản lý thuế trước khi đăng ký cấp mã. Việc cấp mã số thuế mới sẽ giúp tránh trường hợp mã số thuế cá nhân bị đánh cắp do thông tin cá nhân bị lộ.
Hy vọng với những thông tin chia sẻ trong bài viết trên, Kế Toán Gia Khang có thể mang đến cho độc giả những kiến thức hữu ích nhất.